01Chi siamo
GuestGrid è una piattaforma online che permette agli organizzatori di raccogliere e condividere foto, video, messaggi audio e messaggi del guestbook dei loro ospiti in occasione di matrimoni, compleanni, feste, eventi aziendali e altre occasioni.
GuestGrid è un servizio belga sviluppato da Lamont Ceremonie e Hostinglama. Per i trattamenti descritti in questa informativa, GuestGrid è il titolare del trattamento, salvo diversa indicazione. Puoi contattarci all'indirizzo info@guestgrid.app.
02Organizzatori, ospiti e il nostro ruolo
Titolari di un account
Se crei un account (come organizzatore, co-organizzatore o partner professionale), siamo responsabili dei tuoi dati di account, di pagamento e di comunicazione.
Contenuti dell'evento e liste degli ospiti
L'organizzatore decide di creare una galleria, chi riceve il link, quali funzioni sono attive e quali ospiti compaiono nella lista degli ospiti. Conserviamo e mostriamo questi contenuti per conto dell'organizzatore affinché la galleria funzioni. Gli organizzatori sono responsabili di informare i propri ospiti e di avere un motivo valido per aggiungere dati personali come nomi ed esigenze alimentari.
Eventi gestiti da un professionista
Se un fotografo, un wedding planner, una location o un altro professionista ha creato il tuo evento tramite un account partner, anche quel professionista può gestire l'evento e i suoi contenuti.
03Quali dati raccogliamo
Titolari di un account
- Indirizzo email e password (le password sono conservate in forma crittografata e non possiamo leggerle)
- Preferenza di lingua e tipo di account (organizzatore, partner o amministratore)
- Dettagli dell'evento che inserisci: titolo, data, luogo, immagine di copertina, programma, menu, disposizione dei tavoli, design e impostazioni
- Co-organizzatori che inviti e clienti che inviti come partner (nome e indirizzo email)
- Dati di pagamento: riferimento del pagamento Mollie, importo, stato ed eventuale codice sconto utilizzato. Non riceviamo mai i dati completi della tua carta o del tuo conto bancario.
Ospiti
- Il nome che inserisci quando accedi a una galleria
- Foto, video e messaggi audio che carichi, con le relative didascalie
- Commenti, "mi piace" e messaggi del guestbook
- Un ID ospite casuale salvato sul tuo dispositivo, che ci permette di riconoscere i tuoi caricamenti e i tuoi "mi piace"
- Se attivi le notifiche: un'iscrizione push collegata al tuo nome e al tuo ID ospite
Liste degli ospiti e posti a sedere
- Nome, cognome e numero del tavolo, inseriti dall'organizzatore
- Esigenze alimentari, allergie e note, se inserite dall'organizzatore
- Le informazioni alimentari possono rivelare dati sulla salute o sulle convinzioni religiose. Gli organizzatori dovrebbero inserirle solo con il permesso dell'ospite. Sono visibili solo all'organizzatore e ai co-organizzatori, mai agli altri ospiti.
Ordini
- Stampe: nome del destinatario, indirizzo, codice postale, città, paese, note per la consegna e riferimento del pagamento
- Fotolibri (tramite YAY Photobooks): nome, indirizzo email, indirizzo di consegna, numero di telefono facoltativo, titolo del libro, foto selezionate e lingua
Esportazione su Google Photos
- Se colleghi Google Photos, conserviamo una chiave di accesso che ci consente solo di aggiungere foto alla tua libreria. Non possiamo visualizzare, modificare o eliminare nulla di ciò che è già presente in Google Photos.
Comunicazioni
- Messaggi inviati tramite il nostro modulo di contatto (nome, indirizzo email, oggetto e messaggio)
- Le email che ti inviamo e l'esito della loro consegna. Non tracciamo se apri le email o se fai clic sui link in esse contenuti.
Dati tecnici
- Statistiche sulle visite alle gallerie: un ID di sessione anonimo, tipo di browser, fuso orario e lingua. Non viene memorizzato alcun indirizzo IP.
- Un registro di sicurezza delle azioni amministrative, che può includere l'indirizzo IP e informazioni sul browser
- Log standard dei server dei nostri fornitori di hosting (come indirizzo IP e ora della richiesta), conservati per motivi di sicurezza
- Dati di analisi, solo se accetti i cookie di analisi (vedi la Cookie Policy)
Informazioni contenute nelle foto
- Le foto possono contenere informazioni nascoste (dati EXIF) come la data di scatto, il modello della fotocamera e talvolta la posizione GPS. Leggiamo solo la data per ordinare le foto. I file originali vengono conservati così come sono stati caricati, quindi queste informazioni restano nel file e sono incluse nei download. Disattiva la geolocalizzazione sulla fotocamera o sul telefono se non vuoi condividerla.
04Perché usiamo i tuoi dati e su quale base giuridica
| Finalità | Base giuridica (GDPR) |
|---|---|
| Creare il tuo account, gestire le gallerie, conservare e mostrare i contenuti | Contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) |
| Elaborare pagamenti, ordini, fatture e contabilità | Contratto e obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. b) e c) GDPR) |
| Email di servizio: verifica, conferme di pagamento, promemoria dell'evento, avvisi di eliminazione | Contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) |
| Chiedere una recensione e informare i clienti su stampe e fotolibri dopo il loro evento | Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR). Puoi annullare l'iscrizione in ogni email. |
| Sicurezza, prevenzione di abusi e frodi, gestione dei contenuti segnalati | Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR) |
| Analisi del sito web con Matomo | Consenso (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR) |
| Misurazione delle campagne pubblicitarie con Google Ads | Consenso (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR) |
| Invio del tuo ordine a YAY Photobooks, esportazione su Google Photos, notifiche push | Consenso (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR) |
| Esigenze alimentari in una lista degli ospiti | Consenso esplicito, ottenuto dall'organizzatore (art. 9, par. 2, lett. a) GDPR) |
05Chi può vedere cosa in una galleria
- Le gallerie non sono elencate da nessuna parte e chiediamo ai motori di ricerca di non indicizzarle. Possono essere aperte solo con il link univoco o il codice QR.
- Chiunque abbia il link può vedere le foto e i video approvati, il guestbook, il programma e il menu, e può aggiungere i propri contributi. Tratta il link come un invito.
- Gli organizzatori possono richiedere l'approvazione prima che i caricamenti vengano pubblicati e possono contrassegnare i messaggi come visibili solo all'organizzatore.
- Se l'organizzatore attiva la ricerca del posto, chiunque abbia il link può cercare un nome (almeno due lettere) e vedere nome, cognome e numero del tavolo. Esigenze alimentari e note non vengono mai mostrate. Anche l'immagine della disposizione dei tavoli è visibile.
- I caricamenti da un photobooth collegato usano un codice di accesso privato che solo l'organizzatore e le persone autorizzate possono vedere.
- Le gallerie restano online finché l'organizzatore non le elimina.
07Fotolibri tramite YAY Photobooks
Quando ordini un fotolibro, e solo dopo che hai dato il tuo consenso nel modulo d'ordine, inviamo a YAY Photobooks il tuo nome, indirizzo email, indirizzo di consegna, numero di telefono facoltativo, titolo del libro, le foto selezionate e la tua lingua. YAY Photobooks usa questi dati per impaginare, stampare e consegnare il tuo libro.
YAY Photobooks è titolare autonomo del trattamento di questi dati e si applica la sua informativa sulla privacy. Conserviamo una copia dei dettagli del progetto per permetterti di ritrovare il tuo ordine.
08Trasferimenti internazionali
Il nostro database e i nostri file sono conservati nell'UE. Alcuni fornitori, come Google e Netlify, hanno sede negli Stati Uniti. I trasferimenti verso di loro sono tutelati dal Data Privacy Framework UE-USA e/o dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
09Per quanto tempo conserviamo i dati
- Gallerie e tutto il loro contenuto: finché l'organizzatore non elimina l'evento o l'account. Gli eventi eliminati possono essere ripristinati per 90 giorni, dopodiché vengono eliminati definitivamente, inclusi tutti i file.
- Dati dell'account: finché il tuo account esiste. Chiedici di eliminare il tuo account e lo rimuoveremo.
- Registrazioni dei pagamenti e fatture: per il periodo previsto dalla normativa fiscale e contabile belga.
- Ordini: per il tempo necessario a consegnarli e a gestire domande o reclami, e successivamente per il periodo previsto dalla normativa contabile.
- Accesso a Google Photos: finché non lo scolleghi o elimini il tuo account.
- Iscrizioni push: finché non disattivi le notifiche o l'evento viene eliminato.
- Messaggi di contatto: per il tempo necessario a rispondere alla tua domanda.
- Backup: i dati eliminati possono rimanere in backup crittografati per un periodo limitato prima di essere sovrascritti.
- Dati salvati sul tuo dispositivo: finché non li cancelli dal browser (vedi la Cookie Policy).
10Come proteggiamo i tuoi dati
- Tutte le connessioni sono crittografate (HTTPS/TLS) e i dati sono crittografati anche quando sono archiviati
- Le password sono conservate in forma crittografata e non sono mai visibili a noi
- Le regole di accesso al database garantiscono che le persone possano vedere e modificare solo ciò che è loro consentito
- I codici di accesso privati sono protetti e visibili solo all'organizzatore e alle persone autorizzate
- Le azioni amministrative vengono registrate e l'accesso è limitato alle persone che ne hanno bisogno
11I tuoi diritti
Ai sensi del GDPR hai il diritto di:
- Accedere ai dati personali che conserviamo su di te
- Rettificare dati inesatti o incompleti
- Ottenere la cancellazione dei tuoi dati
- Limitare il trattamento dei tuoi dati
- Opporti al trattamento basato sul legittimo interesse, compreso il marketing diretto
- Ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico
- Revocare il tuo consenso in qualsiasi momento, ad esempio tramite "Impostazioni cookie" nel piè di pagina. Ciò non pregiudica il trattamento effettuato in precedenza.
Scrivi a info@guestgrid.app per esercitare i tuoi diritti. Rispondiamo entro un mese. Sei un ospite e vuoi che una foto o un messaggio venga rimosso da una galleria? Chiedilo all'organizzatore, che può eliminarlo subito, oppure contattaci e ce ne occuperemo noi.
12Reclami
Se ritieni che non stiamo trattando correttamente i tuoi dati, contattaci prima di tutto. Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo all'Autorità belga per la protezione dei dati (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, oppure all'autorità di controllo del tuo paese dell'UE.
13Minori
Devi avere almeno 16 anni per creare un account. Gli ospiti più giovani dovrebbero caricare contenuti solo con il permesso di un genitore o tutore. Durante gli eventi vengono spesso condivise foto di bambini, quindi chiediamo a organizzatori e ospiti di prestare attenzione. Contattaci se è necessario rimuovere i dati di un minore.
14Decisioni automatizzate
Non utilizziamo processi decisionali automatizzati né profilazione che producano effetti giuridici o effetti analogamente significativi. Non utilizziamo il riconoscimento facciale né l'analisi delle tue foto tramite IA.
15Modifiche a questa informativa
Aggiorniamo questa informativa quando il nostro servizio cambia. La data in alto indica sempre la versione più recente. In caso di modifiche importanti, avviseremo i titolari di un account via email o nell'app.
Domande su questo documento?
Scrivici a info@guestgrid.app o usa il nostro modulo di contatto. Rispondiamo entro pochi giorni lavorativi.
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